Immo-Agenten

Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung von buchbaren Terminen für Ihre Kunden und erklärt den Unterschied zwischen Standard- und Smart-Terminen.

Voraussetzung: Google Kalender verbinden

Um die Terminbuchungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie zuerst Ihr Google-Konto verbinden. Dadurch kann unser System auf Ihren Kalender zugreifen, um Ihre Verfügbarkeit zu prüfen und neue Termine einzutragen.

Falls Sie dies noch nicht getan haben, navigieren Sie zu den Verbindungen und authentifizieren Sie sich mit Google.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung zum Lesen und Schreiben für Ihren Kalender erteilen.

Schritt 1: Eine neue Terminart erstellen

Gehen Sie zur Seite Termine. Hier finden Sie die Schaltfläche "Neue Terminart erstellen". Ein Formular wird geöffnet, in dem Sie die Details Ihres Termins festlegen können.

Name: Ein klarer Name für den Termin (z.B. "30-Minuten-Beratung").
Länge: Die Dauer des Termins in Minuten.
Farbe: Eine Farbe zur Kennzeichnung dieses Termintyps in Ihrem Kalender.
Beschreibung: Eine optionale, detailliertere Beschreibung.

Schritt 2: Den Termin-Modus wählen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Verfügbarkeit zu definieren: Standard oder Smart.

Standard-Modus: Feste Verfügbarkeit

Im Standard-Modus legen Sie einen festen wöchentlichen Zeitplan fest, an dem Sie für diesen Termintyp verfügbar sind.

Wählen Sie die Option "Standard".
Im Abschnitt "Verfügbarkeit" sehen Sie einen Wochenkalender. Klicken und ziehen Sie mit der Maus, um die Zeitfenster zu markieren, in denen Kunden diesen Termin buchen können.
Sie können auch festlegen, in welchem Takt buchbare Termine angezeigt werden sollen (z.B. alle 30 Minuten).

Anwendungsfall: Ideal für regelmäßige, wiederkehrende Verfügbarkeiten, wie z.B. feste Telefonzeiten jeden Nachmittag.

Smart-Modus: Flexible Verfügbarkeit über Ihren Kalender

Der Smart-Modus bietet maximale Flexibilität. Anstatt einen festen Zeitplan zu erstellen, definieren Sie ein Keyword. Unser System sucht dann in Ihrem Google Kalender nach Terminen, die dieses Keyword im Titel enthalten, und macht diese Zeitfenster buchbar.

Wählen Sie die Option "Smart Termin".
Geben Sie im Feld "Keyword" ein eindeutiges Wort ein (z.B. "SmartBooking").
Erstellen Sie nun einen Termin in Ihrem Google Kalender. Geben Sie ihm einen Titel, der Ihr Keyword enthält (z.B. "Verfügbar für SmartBooking").

Beispiel: Sie erstellen einen 2-stündigen Termin in Ihrem Google Kalender mit dem Titel "Verfügbar für SmartBooking". Wenn Ihre Terminart eine Länge von 30 Minuten hat, erkennt unser System dies und bietet automatisch vier buchbare 30-Minuten-Slots in diesem Zeitraum an.

Das System berücksichtigt dabei automatisch bereits gebuchte Termine und die von Ihnen festgelegte Kapazität.

Schritt 3: Buchungs-Regeln und Kundenkommunikation

Legen Sie abschließend fest, wie weit im Voraus Kunden buchen können, wie kurzfristig eine Buchung möglich ist und welche Informationen (z.B. Telefonnummer) Sie vom Kunden abfragen möchten. Sie können auch den Text der Bestätigungs-E-Mail anpassen.